Aggiornamento e job description tra i cardini della gestione aziendale

La job description è una breve descrizione di una posizione lavorativa esistente in una determinata impresa. In genere i parametri che vengono considerati sono i seguenti:

• Nome della posizione;
• Scopo della posizione (job description);
• Collocazione gerarchica della posizione (job evaluation), cioè a quale posizione risponde e quali altre posizioni coordina. Eventualmente vengono descritte le relazioni esterne;
• Mansioni (job analysis), cioè compiti principali previsti dalla posizione lavorativa;
• Caratteristiche richieste per svolgere le diverse mansioni (job specification), ad esempio qualifiche, esperienze, conoscenze, capacità, tratti caratteriali.

La job description è uno degli strumenti per una gestione moderna di organizzazioni di medie e grandi dimensioni. Essa viene utilizzata per vari scopi: la selezione del personale, per indicare le caratteristiche richieste per svolgere le diverse mansioni, caratteristiche da ricercare nei candidati; la valutazione del personale, per indicare su quali compiti il dipendente/collaboratore deve essere valutato e quali sono le caratteristiche necessarie per svolgere bene una determinata mansione, o per valutare anche gli standard minimi o ottimali di prestazione; la formazione del personale, per segnalare quali compiti il dipendente/collaboratore deve essere in grado di svolgere bene e le caratteristiche richieste. Permette così di identificare su quali temi il dipendente/collaboratore debba essere formato nel caso non abbia mai svolto quella determinata mansione o non riesca a svolgerla in maniera ottimale.

Essa può essere elaborata in diverse maniere, attraverso l’analisi personale della posizione con conseguenti valutazioni; l’intervista a una o più persone che ricoprono quel ruolo; il brainstorming, un’analisi collettiva del ruolo; questionari a persone o superiori che ricoprono quel ruolo; un esame di materiale scritto già esistente. È utile disporre un aggiornamento periodico della descrizione dei ruoli in base alle esigenze dell’azienda. Bisogna individuare le informazioni rilevanti basandosi solo su ciò che accade e non su quello che si vorrebbe fosse.

Breakfast
Uno dei servizi tra i più importanti della strutture alberghiere, che viene spesso utilizzato anche come criterio di valutazione per il personale è la prima o piccola colazione, che molto spesso è l’ultimo pasto consumato dal cliente prima del check out. Per questo è indispensabile una grande attenzione a riguardo. Gli orari saranno stabiliti in base al tipo di clientela dell’albergo; servizio veloce la mattina presto per una clientela business, ritardata e con calma per una clientela leisure. La gestione del buffet deve essere accurata in ogni momento.

Bisogna predisporre ricambi frequenti per ogni tipo di portata, attenzione per le manomissioni dei clienti e mantenimento della catena del freddo. Il buffet si colloca sempre in posizione centrale alla sala o suddiviso in isole di distribuzione per facilitare l’accesso degli ospiti ai prodotti. La collocazione di personale addetto alla distribuzione facilita e semplifica la gestione degli orari di punta. L’assortimento delle derrate deve essere coerente con la tipologia di ospite dell’albergo e della sua provenienza geografica. Saranno messi a disposizione tutti gli ingredienti di una tipica colazione continentale e di tipo anglosassone.



Sono sempre gradite varianti di prodotti tipici locali e di cucina tradizionale della regione in cui si trova l’albergo. L’analisi del food cost del buffet è determinata in base alla frequenza di rifornimento dell’ospite per ogni singolo prodotto. Una volta determinato il costo al kg del prodotto o preparazione si stabilisce il costo porzione. Il costo porzione a sua volta viene moltiplicato per il numero delle presenze effettivo ottenendo il costo potenziale.

Qui useremo il fattore di frequenza per ottenere il costo totale effettivo della preparazione o prodotto. Dividendo quindi il costo totale per il costo unitario si ottiene il numero di porzioni di cui verosimilmente avremo bisogno. Un altro dato importante che otterremo è il coefficiente di costo; costo totale diviso costo unitario. Esso è il costo del prodotto nel caso tutte le porzioni preparate fossero distribuite. Altri dati che possiamo ottenere sono il fabbisogno in grammi al magazzino e la grammatura totale per la distribuzione.

Frequenza
La frequenza è il fattore che si usa per determinare o giudicare un dato. Dividendo un potenziale fabbisogno per la frequenza che si stabilisce si ottiene la quantità di prodotto che probabilmente sarà necessaria. Altrimenti dividendo il un numero di presenze per le porzioni di prodotto venduto si ottiene la frequenza di vendita di tale prodotto. Esso si usa come fattore per calcoli ma anche come unità di misura per aiutarci a capire determinati dati. A seconda della frequenza che vogliamo ottenere si possono effettuare azioni correttive per diminuirla o aumentarla.

Tempo
La “t” di tempo è il fattore che determina la tipologia di risultato che vogliamo ottenere. Esso può essere l’unità di misura per la costruzione di un budget determinando il periodo in cui ottenere il risultato. Oppure il tempo che determina la qualità di servizio per ogni singolo ospite. Può essere sia stabilito da noi o essere il frutto di un’analisi di costi.