La pianificazione è la capacità di portare il futuro nel presente al fine di poter agire subito sulle cose da fare. In azienda nulla funziona meglio di un buon piano di lavoro pensato e messo in atto giorno dopo giorno.
Un buon piano aiuta enormemente tutte le persone che fanno parte del piano a lavorare nella giusta direzione e permette di utilizzare al meglio le risorse a disposizione senza sprechi di tempo, ottenendo risultati positivi più rapidamente. Un buon piano aiuta a capire anzitempo i problemi e quindi anticipandoli si possono mettere in atto tempestivamente azioni correttive. Un buon piano ci permette di lavorare efficacemente anche su altri fronti sapendo che il progetto pianificato marcia nella giusta direzione.
Ogni progetto di successo inizia dal “planning”
La maggior parte dei progetti di successo iniziano con una pianificazione ottimale. Sapere che cosa si vuole ottenere, quali sono gli obiettivi, che tempistica è necessaria, di quali risorse ho bisogno. Quali sono le risorse che controllo io? Quali arrivano da terzi? Bisogna disegnare il piano di intervento dalla A alla Z. Ed è importante che il piano sia scritto nei minimi dettagli perché è facilissimo in corso d’opera dimenticare qualche passaggio, e questo potrebbe compromettere il risultato finale.
Occorre conoscere i componenti del proprio team ai quali delegare o assegnare i vari compiti. Ogni persona è diversa, con caratteristiche diverse, e si deve essere in grado di valorizzarne al massimo le potenzialità.
Può essere utile usare un organigramma “flow chart” per delineare tutti gli interventi o i lavori necessari, e presentalo al team. Il documento va utilizzato come guida per tutta la durata del progetto. Fissare gli obiettivi e i criteri di misurazione del successo è essenziale per mantenere il focus costante sul budget a disposizione e sulle date di consegna.
Per concludere, voglio citare una frase del generale e poi presidente degli Stati Uniti Dwight D. Eisenhower: «In preparazione di una battaglia i piani sono inutili, ma la pianificazione è indispensabile».