Non valutarlo con attenzione e nei dettagli rappresenta un errore di fondo, invalidante. Il successo di una destinazione congressuale è infatti strettamente legato alla qualità del servizio di ristorazione erogato.
Certo, disporre di sale meeting con una tecnologia avanzata è un asso nella manica, come aiuta avere sale dotate di illuminazione naturale, ma se si mangia male o non si ha un ristorante anche di riferimento si è tagliati fuori in automatico da una determinante e consistente voce di business. Eppure il mercato congressuale, al pasto veicolato (preparato e consegnato dall’esterno), per quanto di qualità, non ha mai dato troppa importanza. Le sale meeting, va sottolineato, aiutano la struttura a raggiungere migliori performance globali. È questo il punto di partenza. Se non si ha chiaro l'orizzonte entro cui ci si deve muovere ogni sforzo sarà vano.
Per quanto riguarda la ristorazione il quadro è chiaro e definito. Si conosce il numero degli ospiti, a che ora preferiscono mettersi a tavola, cosa mangiano e bevono, quanto pagano e chi sono. Un profilo dettagliato, ma non sempre fila tutto liscio. Occorre perciò prepararsi e analizzare cosa si sta andando ad affrontare. Bisogna avere un metodo. Le problematiche da affrontare sono numerose e diverse. Si possono dividere in due macro-aree: aspetti pre-arrivo e aspetti live, con gli ospiti già alloggiati.
Gli elementi che vanno definiti e impostati in anticipo, prima dell'arrivo dei partecipanti al meeting, riguardano:
- Tipo di servizio
- Numero dei partecipanti
- Provenienza, età, livello culturale
- Motivo dell'incontro
- Menu, che deve essere equilibrato, invitante e adatto ai gusti di tutti
- Prezzo rapportato al budget
- Allestimento e cura del servizio
- Qualità dell’offerta gastronomica
Vanno poi saputi gestire i cosiddetti aspetti live, quando gli ospiti sono già nella struttura:
- Modifica negli orari dei servizi previsti
- Numeri diversi da quelli confermati
- Menu non adatto alla clientela (cosa che purtroppo succede di frequente quando ci si rivolge a un terzo organizzatore)
- Segnaletica chiara se sono in programma diversi eventi in hotel
- Adeguato numero di addetti in servizio
Insomma, per gestire il tutto c'è da impazzire e da parlarne per settimane. Un’organizzazione che va dal lavapiatti alla lavanderia, passando per il cuoco e le esigenze della clientela. Come uscirne vivi? Semplicemente impostando un metodo efficace.
Innanzitutto vanno studiati i menu informandosi su come li hanno articolati i competitor nazionali di prossimità. Un’analisi che permette di capire come ci si è strutturati. Una solida base di partenza per capire se si può proporre qualcosa di diverso, che riesca a caratterizzare l’offerta. E se si è elaborata l’idea giusta, bisogna essere certi che abbia un costo sostenibile. L’offerta deve essere "dedicata": proposte diverse per budget e mercati differenti. Non va dimenticato, inoltre, di fornire informazioni dettagliate anche sugli ingredienti utilizzati e di avere a disposizione le schede tecniche dei singoli piatti. Un "piano B", per ritardi e richieste di modifiche, deve essere sempre nel cassetto.
Vanno poi organizzati al meglio i flussi dei partecipanti per permettere un buon servizio senza code e minimizzando gli incroci fortuiti tra clienti e camerieri mentre allestiscono e sbarazzano la sala. È importante anche considerare il rapporto clienti-camerieri e il tipo di servizio e provare diversi set up della tavola e del buffet. Ma la regola numero uno rimane sempre la stessa: pensare con gli occhi del cliente e fare più di quello che l'ospite si aspetta sulla base di un servizio e di un'ospitalità impeccabili. Basta poco. Due esempi colti di recente. In un hotel business di una cittadina della Romagna è stato preparato nella meeting room un vassoio di biscotti disposti a comporre le iniziali del committente. In un'altra struttura, in Abruzzo, sul carrello allestito per il coffee break, a disposizione degli ospiti anche un estrattore con una invitante cassetta di frutta e verdure.
Fonte: Hotel Managers - Organo ufficiale Ada Italia (primavera 2018)