Amici, colleghi, parenti: qualunque sia la tipologia di ospiti che intendiamo invitare, organizzare una cena non è semplice. Ogni dettaglio va accuratamente pensato e deciso in base alle persone che parteciperanno: riuscire a conciliare gusti, preferenze, impegni di più invitati può essere frustrante. Ci sono poi dei limiti da prendere in considerazione che sono dettati dagli spazi e, molto spesso, dal budget. Se però viene organizzato tutto per tempo e seguendo una tabella di marcia efficiente, il nostro evento sarà un successo e sarà anche piacevole da preparare.
Uno degli elementi chiave per ottenere dei risultati è quello di personalizzare il più possibile la cena. Possiamo ad esempio scegliere un tema di ispirazione se l'occasione ce lo consente o, perlomeno, uno stile che contraddistingua l’evento in ogni sua fase. Su Vista Create troviamo tanti modelli e una guida su come creare biglietti da visita personalizzati e magari creati per un singolo evento, dove possiamo dare delle informazioni di base facilmente consultabili dagli ospiti al momento opportuno. I biglietti andranno poi consegnati nei giusti tempi: né troppo presto né troppo tardi, per evitare dimenticanze o che gli ospiti abbiano già preso impegni per quella data.
Gli altri aspetti che decretano il successo o meno di una cena sono diversi e vanno ben oltre il menù, che pure è una parte molto delicata da decidere.
Stabilire la data più adatta
Il primo step per iniziare a organizzare un evento è stabilire la data. La scelta varia molto in base al tipo di cena, se cioè si tratta di un evento informale o che invece coinvolge un qualche livello di formalità. L'importante è trovare un buon compromesso su una data che non veda la concomitanza di un numero eccessivo di eventi, sia personali che nella nostra località.
Predisporre la lista degli ospiti
Un’altra parte molto delicata è decidere chi invitare e chi no. Se da una parte non invitando qualcuno potremmo suscitare la sua delusione, dall’altra ricevere un invito può far sentire in qualche modo obbligati a partecipare, o almeno vincolati a dover trovare una giustificazione plausibile. In quest’ultimo caso, potremmo togliere d'impaccio gli invitati predisponendo una modalità di risposta tramite email o tramite un gruppo WhatsApp, in cui coloro che intendono partecipare devono darne notizia entro e non oltre una certa ora/data.
Stabilisci un budget
Stabilire un budget non è mai un dettaglio semplice. Due in questo caso possono essere gli scenari: o si tratta di una cena offerta da noi, oppure è un evento in cui ognuno contribuisce con una quota. In entrambi i casi è importante avere un’idea precisa di quale sia la spesa massima che siamo disposti a spendere, ma è chiaro che se il budget va suddiviso tra i partecipanti, il preventivo è ancora più vincolante.
Il rischio è quello di trovarci a finanziare una parte della cena per tutti gli invitati!
Predisporre il menù
Il menù della cena è il vero protagonista dell’evento e anche la parte più complessa da preparare. Per facilitare il compito, basta avere ben chiari, oltre al numero degli invitati e al budget, eventuali intolleranze e allergie, così come la presenza di ospiti vegetariani o vegani. La soluzione migliore è cercare di predisporre una lista di piatti che, almeno in parte, riesca ad accontentare tutti. A questo punto, predisporre separatamente le portate in base alle esigenze degli invitati sarà più semplice e ci darà modo di stabilire con facilità se optare per delle portate tradizionali o, invece, un po’ più originali. Attenzione anche alla scelta delle bevande, che includano una selezione per gli astemi o chi non gradisce alcolici.
La predisposizione dei posti e l’allestimento del luogo
Che si tratti di una casa o di un locale affittato per l’evento, adornare l’ambiente con dei dettagli ad hoc può letteralmente cambiare l’aspetto e l’impressione che lasceremo ai nostri invitati. Cenare in una stanza disadorna e troppo minimalista può non mettere del tutto a proprio agio gli ospiti. Infine occorre stabilire l’assegnazione dei posti. In questo caso, che si tratti di una cena informale o formale, ci sono sempre delle regole a cui attenersi. Ad esempio, cercare di non isolare gli invitati, facendoli accomodare tra persone che non conoscono affatto. Gli invitati più importanti andrebbero sistemati vicino al capotavola, colui che ha organizzato l’evento. Anche eventuali antipatie o passati battibecchi andrebbero tenuti presenti, per evitare di mettere a disagio gli invitati e il sorgere di discussioni.