Dal 1° gennaio è formalmente entrato in vigore il nuovo obbligo di collegamento tra registratori telematici e strumenti di pagamento elettronico, previsto dalla Legge di Bilancio 2025 e destinato a coinvolgere bar, ristoranti e hotel. Una novità che, almeno sulla carta, segna un ulteriore passo nel percorso di tracciabilità dei pagamenti, ma che nella sua applicazione concreta richiede alcune precisazioni.
Registratori telematici e Pos: come funziona il nuovo obbligo dal 2026
Quando l’obbligo diventa davvero operativo
Il primo chiarimento riguarda proprio la tempistica. Sebbene l’obbligo sia vigente dall’inizio dell’anno, la sua effettiva operatività non può che essere posticipata. La funzionalità tecnica che consentirà l’abbinamento tra registratori telematici (Rt) e Pos sarà infatti resa disponibile dall’Agenzia delle Entrate solo nei primi giorni di marzo. Fino a quel momento, il collegamento non è materialmente realizzabile. Una volta rilasciata la nuova funzionalità, scatteranno i termini per l’adeguamento.
Come effettuare il collegamento Pos-cassa
Il collegamento tra Pos e registratore telematico potrà essere effettuato accedendo all’area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate. Da qui, l’esercente dovrà associare la matricola del registratore telematico, già censito in Anagrafe Tributaria, ai dati identificativi dei Pos o degli strumenti di pagamento elettronico utilizzati. La procedura mostrerà automaticamente l’elenco dei dispositivi di pagamento intestati all’esercente, comunicati dagli operatori finanziari. Per chi utilizza la procedura web dell’Agenzia al posto del registratore telematico, l’abbinamento avverrà direttamente all’interno dello stesso sistema.
Per gli esercenti che già dispongono di Pos attivi nel mese di gennaio 2026, sarà previsto un periodo di 45 giorni per completare l’abbinamento di tutti i dispositivi di pagamento elettronico con i registratori telematici presenti in negozio. Una finestra temporale pensata per consentire un adeguamento graduale, senza particolari criticità operative.
Le scadenze per i Pos attivati dopo gennaio
Diverso, invece, il calendario per i Pos che entreranno in funzione successivamente. In questi casi, il collegamento dovrà essere effettuato a partire dal sesto giorno del secondo mese successivo alla data di effettiva disponibilità del Pos ed entro l’ultimo giorno lavorativo dello stesso mese. Per fare un esempio, un Pos reso disponibile il 5 febbraio potrà essere collegato a partire dal 6 aprile ed entro il 30 aprile. Alla luce di queste scadenze, l’obbligo diventerà concretamente operativo, nella maggior parte dei casi, non prima della seconda metà di aprile.
L’obbligo che vale già da ora: indicare il metodo di pagamento
Intanto, però, resta pienamente in vigore un altro obbligo, spesso sottovalutato ma tutt’altro che secondario. L’esercente è infatti tenuto a indicare correttamente, nel documento commerciale, la modalità di pagamento utilizzata dal cliente, specificando se l’operazione è avvenuta in contanti o tramite strumento elettronico. Un adempimento che vale fin dall’inizio del 2026, indipendentemente dall’avvenuto collegamento fra Rt e Pos.
La corretta indicazione del pagamento sullo scontrino è obbligatoria
Su questo punto, il quadro sanzionatorio è già pienamente operativo. L’omissione o l’errata trasmissione dei dati relativi ai pagamenti elettronici, quando non incide sulla corretta liquidazione dell’Iva, comporta una sanzione amministrativa di 100 euro per ciascuna violazione, fino a un massimo di mille euro mensili. In sostanza, anche errori apparentemente formali possono avere conseguenze economiche concrete.
Errori sullo scontrino e rischio sanzioni
Particolare attenzione va riservata ai casi in cui la modalità di pagamento indicata sullo scontrino non corrisponde a quella effettivamente utilizzata. Secondo l’interpretazione fornita dal nuovo impianto normativo, l’indicazione errata - ad esempio contanti al posto di pagamento elettronico - costituisce una violazione sanzionabile già dal 1° gennaio 2026. Ciò vale anche nelle situazioni in cui l’errore derivi da un cambio di decisione del cliente al momento del pagamento, come chiarito da una recente interrogazione parlamentare discussa in Commissione Finanze alla Camera.
Resta comunque possibile intervenire in caso di errore tempestivamente individuato. In queste circostanze, l’esercente può procedere all’annullamento del documento commerciale che riporta l’indicazione errata della modalità di pagamento e riemettere correttamente lo scontrino. Una procedura che consente di rimediare all’errore e di evitare l’applicazione delle sanzioni previste.
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