Fare internamente o affidarsi a fornitori esterni? Il dilemma “make or buy” coinvolge sempre più hotel e ristoranti. Manuel Windegger, consulente specializzato nell’ottimizzazione delle performance di hotel e ristoranti, spiega come valutare costi reali, qualità del servizio, rischi contrattuali e controlli necessari, sfatando l’idea che esternalizzare significhi semplicemente spendere meno. Lavanderia, pulizie, manutenzioni, gestione del revenue o perfino ristorazione: nel settore dell’ospitalità aumenta il numero delle attività affidate all’esterno. Ma scegliere il “buy”, ovvero acquistare un servizio, non significa automaticamente risparmiare. Dietro il dilemma make or buy si nascondono costi spesso sottovalutati, difficoltà nel reperire personale qualificato, standard qualitativi da monitorare e rischi contrattuali non sempre evidenti. «Molte aziende continuano a fare tutto internamente solo perché hanno sempre fatto così», osserva Manuel Windegger, consulente specializzato nell’ottimizzazione delle performance di hotel e ristoranti. Una scelta corretta, invece, richiede analisi dei numeri, controllo della qualità e valutazioni strategiche di lungo periodo.
Make or buy nell’ospitalità: scegliere con i numeri, non con l’abitudine
Negli ultimi anni il dibattito sul make or buy, ossia decidere se gestire un’attività internamente oppure acquistarla da fornitori esterni specializzati, ha assunto un ruolo sempre più importante nell’ospitalità. L’aumento del costo del lavoro, la difficoltà nel reperire personale qualificato e la crescente complessità gestionale di hotel e ristoranti stanno spingendo molte imprese a rivedere il proprio modello organizzativo. «Il problema è che spesso si continua a fare tutto internamente solo per abitudine, senza valutare se sia davvero la scelta economicamente più conveniente», spiega Manuel Windegger.
Uno degli errori più frequenti consiste nel confrontare soltanto il costo lordo orario di un dipendente con il prezzo richiesto da un fornitore esterno
Costi nascosti: perché il personale interno costa più del previsto
Uno degli errori più frequenti consiste nel confrontare soltanto il costo lordo orario di un dipendente con il prezzo richiesto da un fornitore esterno. Una cameriera ai piani, ad esempio, può sembrare costare all’azienda 14 euro all’ora. Tuttavia, aggiungendo formazione, attrezzature, gestione del turnover, assenze, periodi di bassa occupazione e costi organizzativi, il costo reale può salire sensibilmente. «Un servizio esterno che propone 16 euro all’ora potrebbe rivelarsi più conveniente di una risorsa interna che apparentemente costa meno», sottolinea Windegger.
Lavanderia: il servizio che conviene quasi sempre esternalizzare
Tra le attività maggiormente interessate dall’outsourcing c’è la lavanderia alberghiera. In passato molti hotel gestivano internamente lavaggio e stiratura di lenzuola e tovagliato. Oggi la tendenza è diversa. Secondo Windegger, affidarsi a operatori specializzati può ridurre i costi fino al 35%, considerando acquisto dei tessuti, manutenzione dei macchinari, detergenti industriali, consumi energetici e sostituzione del materiale usurato. «Chi investe in servizi esterni beneficia anche di standard professionali superiori su igienizzazione e certificazioni».
Tra le attività maggiormente interessate dall’outsourcing c’è la lavanderia alberghiera
Pulizie alberghiere: vantaggi e rischi dell’outsourcing
Anche il reparto housekeeping è sempre più affidato all’esterno. Le ragioni sono molte: elevato turnover, difficoltà nel reperire personale e gestione complessa delle sostituzioni. Il vantaggio principale consiste nella maggiore flessibilità operativa. Le agenzie possono adattare rapidamente il numero di addetti ai livelli di occupazione della struttura. Il rischio, però, riguarda la perdita di continuità e il possibile abbassamento degli standard. «Non basta firmare le fatture: servono controlli a campione, verifiche della qualità e monitoraggio degli standard di servizio», avverte Windegger.
Manutenzione preventiva: investire oggi per spendere meno domani
Uno degli ambiti più sottovalutati riguarda la manutenzione preventiva. Intervenire prima che si verifichino guasti permette di evitare emergenze, camere fuori servizio e costose riparazioni straordinarie. Secondo Windegger, una manutenzione programmata può ridurre le spese complessive dal 25 al 30%. «Pulizia degli impianti, sostituzioni programmate e controlli periodici costano meno rispetto a una rottura improvvisa che blocca l’operatività».
Uno degli ambiti più sottovalutati riguarda la manutenzione preventi
Marketing, revenue management e food & beverage: cresce l’esternalizzazione
L’outsourcing riguarda sempre più anche servizi strategici. Alcune strutture affidano all’esterno marketing digitale, revenue management, gestione del ristorante, parcheggi, giardinaggio o facchinaggio. Per il revenue management, in particolare, anche piccoli miglioramenti nel prezzo medio delle camere possono compensare rapidamente il costo della consulenza. «Vendere poche camere in più, ma al prezzo corretto, può già assorbire il costo del servizio».
Contratti, Durc e controlli: i rischi da non sottovalutare
Scegliere un fornitore esterno non significa trasferire tutte le responsabilità. In alcuni casi, infatti, l’azienda committente può essere chiamata a rispondere in solido se il fornitore non versa stipendi o contributi ai lavoratori.Per questo Windegger raccomanda verifiche periodiche della documentazione contributiva.
Manuel Windegger, esperto di accoglienza e marketing della ristorazione
«Occorre richiedere Durc (il Documento Unico di Regolarità Contributiva, certificazione ufficiale che attesta la regolarità di un'impresa o lavoratore autonomo nei pagamenti e negli obblighi previdenziali e assistenziali verso gli enti preposti, ndr) aggiornato, verificare pagamenti e controllare che il personale sia regolarmente retribuito. Anche fornitori storici possono entrare in difficoltà». Nei contratti devono inoltre essere definiti standard minimi, tempi di intervento, reperibilità, controlli di qualità e penali realistiche.
Esternalizzare non significa smettere di controllare
Il vero errore, conclude Windegger, è considerare il buy come un modo per liberarsi di un problema. «L’obiettivo deve essere ottenere un servizio uguale o migliore, a un costo più vantaggioso. Esternalizzare non significa rinunciare al controllo, ma gestirlo in modo diverso». Il make or buy non si decide quindi per abitudine o percezione, ma attraverso numeri, analisi e monitoraggio continuo.