Dal momento che quando si parla di feste aziendali a Roma - ma anche nelle altre zone d’Italia - si inquadrano delle occasioni di networking che possono rivelarsi preziosissime, è opportuno fare molta attenzione ai vari step organizzativi.
Se ti stai facendo domande in merito, nelle prossime righe di questo articolo abbiamo raccolto alcune dritte.
L’importanza della raggiungibilità
Quando si decide di organizzare un meeting aziendale a Roma, è necessario partire dalla scelta della location. Prima di entrare nel vivo delle peculiarità estetiche, è opportuno informarsi in merito alla facile raggiungibilità. Attenzione: a tal proposito, bisogna tenere conto della comodità non solo per chi vive in città, ma anche per chi arriva dall’hinterland o, addirittura, da zone non vicinissime a quelle della capitale.
Spazi aperti? Dipende dagli obiettivi!
Dopo questa doverosa premessa, entriamo nel vivo delle caratteristiche che dovrebbe avere una location per un meeting aziendale a Roma. Molte volte, si pensa che la villa con parco - nei dintorni della capitale ce ne sono tantissime - sia il non plus ultra dell’eleganza. Bene, non è sempre necessaria!
Non è infatti detto che un ampio spazio verde sia necessario. Per capire il motivo, è utile fare un’analisi degli obiettivi del meeting: se si tratta di una due giorni di team building, allora la possibilità di passare del tempo in uno spazio outdoor ha il suo perché.
Nei casi in cui, invece, si parla di convention dedicate al lancio di un nuovo prodotto o servizio, lo spazio aperto può rivelarsi superfluo, a differenza, invece, di un’ampia area relax interna dove dedicarsi al networking dopo l’evento.
Attenzione al meteo
Se il meeting viene organizzato in tempi ristretti, è fondamentale prendere informazioni sul meteo e, nel caso in cui le previsioni dovessero essere inclementi, comunicarlo preventivamente ai partecipanti.
La scelta dei fornitori
Come nel caso di tutti gli eventi, anche quando si parla dei meeting aziendali nella meravigliosa cornice della Città Eterna è doveroso soffermarsi sui consigli relativi alla scelta dei fornitori.
Se la location ha un fascino da togliere il fiato ma il catering presenta piatti non curati sia dal punto di estetico sia per quanto riguarda le materie prime, sarà molto difficile che la convention aziendale rimanga nella memoria dei partecipanti come un momento gradevole. Inoltre, non bisogna dimenticare che ogni singolo dettaglio fuori posto può influire sull’immagine dell’azienda che ha organizzato il meeting in maniera negativa.
Per questo, ribadiamo, la scelta dei fornitori è cruciale. I consigli per gestirla al meglio sono pochi e molto semplici. Innanzitutto, una regola di buonsenso prevede il fatto di chiedere, per ciascun servizio, almeno due o tre preventivi (minimo).
Il caso della città di Roma è molto particolare, dal momento che, considerata la già citata estensione importante del territorio, può non essere agevole spostarsi in tempi celeri. Alla luce di ciò, nel momento in cui si valutano il prezzo, le referenze e le peculiarità del lavoro di ciascun fornitore, non bisogna dimenticare anche la vicinanza della sua sede operativa alla location scelta per il meeting.
Evitando di rivolgersi a realtà troppo lontane, si previene il rischio di ritardi del loro personale sia in fase di preparazione, sia il giorno effettivo del meeting (altro disguido che può avere delle ripercussioni fortemente negative sull’immagine dell’azienda).
Non trascurare il follow up
Ultimo ma non meno importante aspetto da considerare in sede di organizzazione di un meeting aziendale a Roma riguarda il follow up, che non deve essere assolutamente trascurato. Con i form di Google o in altri modi, è infatti opportuno chiedere ai partecipanti la loro opinione sull’evento, cercando di includere nelle domande il maggior numero di aspetti possibile così da farsi un’idea chiara della qualità del lavoro fatto.