Il registratore di cassa telematico è ormai diventato un supporto indispensabile per tutte le realtà del comparto Ho.Re.Ca., complice la digitalizzazione di pressoché la totalità delle operazioni contabili. Non è infatti un dispositivo utile unicamente al conferimento degli scontrini, questo almeno nelle versioni più innovative, dove supporta attivamente la dematerializzazione dei documenti e le operazioni di fatturazione elettronica.
Ma qual è il modello più valido per le realtà che operano in ambiti come enogastronomia, turismo, ristorazione e accoglienza? La scelta può non essere semplice, alla luce delle molteplici opzioni disponibili.
Registratore telematico: da obbligo a strumento per migliorare l’operatività
L’antenato del registratore telematico è il misuratore di cassa, il cui obbligo è stato istituito nel 1983 prima con una legge apposita e poi con un decreto ministeriale. In entrambi i casi parliamo di un apparecchio che ha come compito l’elaborazione di uno scontrino fiscale da conferire ogni volta che una persona consegue una transazione commerciale.
Per essere ancora più precisi, il registratore telematico è un dispositivo fisico dotato di un software in grado di memorizzare le varie operazioni di volta in volta effettuate. Non si limita a emettere lo scontrino, essendo predisposto anche in caso di reso e annullamento dell’acquisto.
La memoria che lo contraddistingue permette di semplificare notevolmente diverse operazioni contabili, a cominciare dalla redazione dei corrispettivi.
L’introduzione del registratore telematico rappresenta per lo stato una vera e propria misura di lotta all'evasione fiscale, in quanto l’Agenzia delle Entrate può così verificare in tempo reale quali sono i volumi delle vendite e i volumi delle merci e confrontandoli con l’IVA conferita.
Come scegliere quello giusto? Non solo una questione di prezzo
Il registratore telematico ha un prezzo che varia tra i 500 e gli 800 € nei modelli basici ma che può arrivare anche a superare i 2.000 €.
Non si tratta dunque di cifre trascurabili ma c’è da dire che più il costo è elevato, più ci si assicura una soluzione di qualità, rivolgendosi naturalmente a una realtà specializzata. L'aumentare dell'investimento è anche legato alla presenza di accessori come stampante scanner per leggere i codici a barre e naturalmente il POS, che è ormai diventato anch’esso indispensabile.
La scelta del registratore telematico non dovrebbe passare soltanto dal prezzo in sé per sé: un fattore da valutare in relazione ai volumi di vendita e all’organizzazione del magazzino.
Ad esempio, le versioni con scanner incorporato per la lettura del codice a barre sono perfette per le attività che si trovano a fare i conti con operazioni logistiche importanti, mentre i modelli touch screen danno modo di effettuare più operazioni in contemporanea.
Infine, parliamo di uno strumento di particolare efficacia a livello di sicurezza: incide infatti positivamente sulla conservazione dei dati, evitando lo smarrimento di documenti cartacei ma anche che le informazioni trasferite all’Agenzia delle Entrate presentino delle imprecisioni.
Le opzioni di sicurezza divergono in base al tipo di modello: andrebbero perciò analizzate con particolare attenzione prima dell’acquisto, essendo un fattore capace di fare la differenza nell’operatività quotidiana.