Fatturazione elettronica in hotel Dal 2019 scatta l’obbligo

La fatturazione elettronica è stata introdotta in Italia dalla Legge 244 del 24/12/2007, meglio nota come Finanziaria 2008. Si tratta del processo digitale che genera e gestisce le fatture elettroniche nel corso dell’intero ciclo: dalla realizzazione all’emissione-ricezione, fino alla conservazione, secondo legge, per 10 anni.

La “fattura elettronica” non è un semplice file da allegare ad una mail: si tratta infatti di una fattura in formato elettronico, generata secondo un linguaggio standard (il cosiddetto Xml “Tracciato FatturaPA”), digitalmente firmata da chi l’ha emessa e con obbligo di conservazione a fini fiscali solo in digitale.



La fattura elettronica ha le seguenti caratteristiche:
• il contenuto è rappresentato, in un file Xml (extensible markup language), secondo il formato della FatturaPA. Questo formato è l’unico accettato dal Sistema di interscambio;
• l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto sono garantite tramite l’apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura;
• la trasmissione è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco dell’ufficio destinatario della fattura, riportato nell’Indice delle pubbliche amministrazioni.

La fattura elettronica è stata istituita al fine di semplificare il procedimento di fatturazione e registrazione delle operazioni imponibili, l’emissione, la trasmissione, la conservazione e l’archiviazione delle fatture emesse nei rapporti con le amministrazioni pubbliche.

Nell’intero processo di fatturazione sono parte attiva i seguenti attori:
• fornitore (l’hotel);
• Sdi (Sistema di interscambio);
• Pubbliche amministrazioni (dal 2019 anche tutti gli enti privati).

Il funzionamento della fatturazione elettronica è relativamente semplice. Se non si è dotati di software gestionale (“Pms”, property management system) si possono seguire queste strade:
• rivolgersi al commercialista;
• scegliere uno degli intermediari disponibili;
• con la propria firma digitale entrare direttamente nel sistema di interscambio.

La prima soluzione è la più semplice, ma anche la più onerosa e lenta. Potrebbe andare bene fino alla fine dell’anno e per un numero non elevato di fatture. La seconda è la più conveniente (0,50 euro a fattura di media), l’intermediario si occupa di tutto, ma si devono inserire i dati della fattura direttamente sul sistema dell’intermediario. La terza sarebbe da escludere dato che comunque bisognerebbe trovare qualcuno autorizzato per la conservazione digitale.

Se si è dotati di software gestionale (Pms), il sistema è abilitato alla creazione della fattura elettronica. Con questa (in formato Xml), tramite un intermediario, si può gestire il resto del processo: registrazione, invio e conservazione. Alcuni Pms hanno la possibilità - tramite l’interfaccia con un intermediario - di gestire tutto il processo: si emette fattura nei modi soliti e il sistema gestisce tutto il flusso di fatturazione elettronica.

Gli intermediari si occupano di inoltrare al Sdi la fattura elettronica e di conservarla secondo legge. Uno di questi enti è Infocamere, che per i propri iscritti effettua il servizio in modo gratuito. Per l’elenco degli intermediari/conservatori accreditati consultare il sito di Agid-Agenzia per l’Italia digitale.

Obblighi e scadenze
Per gli alberghi, così come per le altre aziende, la fatturazione elettronica per la PA è già obbligatoria. Dal 1° settembre la fatturazione elettronica è obbligatoria nei confronti dei soggetti extra-Ue per quanto riguarda le fatture emesse in ambito tax free shopping (ai sensi dell’art. 4-bis del Decreto legge n. 193 del 22 ottobre 2016). Dal 1° gennaio 2019 la fatturazione elettronica sarà obbligatoria per tutte le operazioni tra privati. Nello specifico, dal settembre 2018, se l’albergo vende anche prodotti (vino, olio, ecc.) si deve obbligatoriamente emettere fattura elettronica per soggetti extra-Ue che facciano un acquisto superiore a 154,94 euro di tali prodotti. Pertanto, le trasmissioni per l’apposizione del visto doganale elettronico tramite Otello (Online tax refund at exit: light lane optimization) non avvengono mediante messaggi Xml, ma tramite fatture elettroniche Xml. Dal 2019, invece, ogni volta che si dovrà emettere una fattura verso un’azienda o un professionista che operi nel territorio dello Stato, dovrà essere elettronica. L’uso di un Pms per generare le fatture elettroniche non è più un suggerimento ma diventa un obbligo. Senza un gestionale, entro breve tempo, per tutte le fatture bisognerà inserire manualmente tutti i dati.

Fonte: Hotel Managers - Organo ufficiale Ada Italia (estate 2018)