Non sarà più obbligatorio conservare per dieci anni le ricevute cartacee dei pagamenti elettronici, una semplificazione che riguarda da vicino bar, ristoranti, hotel e pubblici esercizi, dove l’uso del Pos è ormai quotidiano e diffuso. Con questa misura, contenuta nel decreto attuativo del Pnrr, il governo interviene su una prassi che negli anni ha inciso sulla gestione amministrativa di molte attività dell’ospitalità. Si tratta di un intervento che si inserisce in un contesto di crescita costante dei pagamenti digitali. Secondo elaborazioni di Confesercenti, nel 2025 i terminali attivi in Italia hanno raggiunto quota 3,87 milioni, segnale di una transizione ormai strutturale anche nel comparto Horeca.
Prova del pagamento: spazio alla documentazione bancaria
La novità riguarda esclusivamente le ricevute emesse dal Pos, che non sono documenti fiscali, ma semplici attestazioni di avvenuto pagamento. Restano invece obbligatori scontrini, fatture e ricevute fiscali. La prova della transazione potrà essere fornita attraverso estratti conto e comunicazioni bancarie, anche in formato digitale, purché completi e consultabili. In pratica, per dimostrare un pagamento tracciabile non sarà più necessario conservare la stampa del terminale, riducendo archivi cartacei e oneri di conservazione.
Stop all‘obbligo di conservare gli scontrini per dieci anni
Per le detrazioni fiscali sarà sufficiente conservare il documento commerciale o la fattura, già collegati alla modalità di pagamento tracciabile. La ricevuta Pos non sarà più richiesta nemmeno nei controlli ordinari. Cambia anche la gestione dei pagamenti verso la Pubblica amministrazione effettuati tramite piattaforme elettroniche: gli enti dovranno verificare l’avvenuto versamento attraverso i propri sistemi informatici, senza poter chiedere al cittadino o all’impresa copia della ricevuta cartacea.
Collegamento tra Pos e registratori telematici
Dal 1° gennaio 2026 è operativo un passaggio rilevante per gli operatori Horeca: l’obbligo di collegare i terminali Pos ai registratori telematici che trasmettono automaticamente i corrispettivi all’Agenzia delle Entrate. Il collegamento avviene online tramite l’area riservata del portale dell’Agenzia e consente di mettere in relazione incassi elettronici e vendite certificate, riducendo eventuali discrepanze tra pagamenti ricevuti e corrispettivi dichiarati. L’adeguamento riguarda tutte le modalità di incasso elettronico utilizzate nelle attività: dai Pos tradizionali ai terminali mobili, fino ai sistemi virtuali integrati nei gestionali e nelle piattaforme di vendita.
I terminali attivi in Italia hanno raggiunto quota 3,87 milioni
Dal 1° gennaio 2026, la mancata memorizzazione o trasmissione dei dati dei pagamenti elettronici comporta sanzioni secondo l’art. 11 comma 2-quinquies del DLgs. 471/97. La multa prevista è di 100 euro per ciascuna omissione o errore, fino a un massimo di 1.000 euro mensili. Anche la non corretta indicazione del mezzo di pagamento, come incassare in contanti un pagamento effettuato tramite Pos, costituisce violazione sanzionabile, seppur involontaria. L’Amministrazione finanziaria ha chiarito che, in caso di errore rilevato tempestivamente, è Possibile annullare e rettificare il documento commerciale secondo le procedure già previste.
Per bar, ristoranti e altri locali, il collegamento corretto tra registratori telematici e pagamenti elettronici rappresenta un passaggio cruciale. Garantisce maggiore efficienza gestionale, riduce il rischio di sanzioni e semplifica il controllo fiscale quotidiano. Lo scontrino digitale diventa lo strumento principale per documentare ogni transazione, con Possibilità di inviarlo direttamente al cliente via email o smartphone. La normativa consente così di eliminare discrepanze tra incassi e registrazioni, abbattere i costi legati alla stampa cartacea e migliorare l’esperienza del cliente.
Quando l’obbligo diventa davvero operativo
Il primo chiarimento riguarda proprio la tempistica. Sebbene l’obbligo sia vigente dall’inizio dell’anno, la sua effettiva operatività non può che essere posticipata. La funzionalità tecnica che consentirà l’abbinamento tra registratori telematici (Rt) e Pos sarà infatti resa disponibile dall’Agenzia delle Entrate solo nei primi giorni di marzo. Fino a quel momento, il collegamento non è materialmente realizzabile. Una volta rilasciata la nuova funzionalità, scatteranno i termini per l’adeguamento.
Come effettuare il collegamento Pos-cassa
Il collegamento tra Pos e registratore telematico potrà essere effettuato accedendo all’area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate. Da qui, l’esercente dovrà associare la matricola del registratore telematico, già censito in Anagrafe Tributaria, ai dati identificativi dei Pos o degli strumenti di pagamento elettronico utilizzati. La procedura mostrerà automaticamente l’elenco dei dispositivi di pagamento intestati all’esercente, comunicati dagli operatori finanziari. Per chi utilizza la procedura web dell’Agenzia al posto del registratore telematico, l’abbinamento avverrà direttamente all’interno dello stesso sistema.
Per gli esercenti che già dispongono di Pos attivi nel mese di gennaio 2026, sarà previsto un periodo di 45 giorni per completare l’abbinamento di tutti i dispositivi di pagamento elettronico con i registratori telematici presenti in negozio. Una finestra temporale pensata per consentire un adeguamento graduale, senza particolari criticità operative.
Verso la progressiva digitalizzazione degli scontrini
Il percorso di superamento della carta non riguarda solo le ricevute Pos, ma punta alla progressiva digitalizzazione degli scontrini per tutte le attività economiche. Il Parlamento ha definito un calendario di adeguamento graduale, pensato per consentire a imprese e operatori di aggiornare sistemi e procedure senza impatti immediati. La prima fase scatterà dal 1° gennaio 2027, quando l’obbligo interesserà la grande distribuzione. Dal 1° gennaio 2028 l’estensione riguarderà anche gli operatori con un volume d’affari superiore alla soglia che sarà definita. Il passaggio finale è previsto dal 1° gennaio 2029, data a partire dalla quale il sistema digitale sarà esteso alla generalità degli esercenti. L’obiettivo è arrivare a una gestione interamente dematerializzata dei corrispettivi, con documenti consultabili in formato elettronico e controlli fiscali sempre più automatizzati.