Magazzino e liquidità: perché dopo l’Epifania si fanno i conti veri nell’Horeca

Con le festività natalizie alle spalle e il tradizionale spartiacque dell’Epifania, per molte imprese del comparto Horeca arriva il momento della verità. I ritmi rallentano, i conti si fanno più chiari e una domanda torna centrale: quanta liquidità è ferma in magazzino senza che ce ne sia piena consapevolezza? Proprio il magazzino, spesso relegato a funzione operativa, rappresenta invece uno degli snodi più critici della gestione economica di bar, ristoranti e hotel. Manuel Windegger, esperto dell'ospitalità, sottolinea l’importanza di conoscere il capitale immobilizzato: «Innanzitutto, soprattutto quando si intraprende una nuova direzione, una consulenza o una nuova attività, una delle prime domande fondamentali è comprendere a quanto ammonta il valore del magazzino, e pochissimi albergatori o ristoratori sanno rispondere a questa domanda. Questo è importante perché il magazzino rappresenta liquidità immobilizzata, denaro fermo che incide direttamente sul cash flow aziendale».

Il magazzino Horeca come capitale immobilizzato

Il magazzino costituisce una parte significativa del capitale dell’azienda. Acquisti effettuati per far fronte a picchi stagionali, promozioni o festività possono lasciare in giacenza quantità di merce superiori al reale fabbisogno, generando un doppio rischio: aumento del capitale fermo e peggioramento della liquidità. Windegger evidenzia che «con l’avvicinarsi della fine dell’anno si concentrano diversi fattori critici: acquisti legati alle festività, rimanenze elevate, promozioni di fine anno proposte dai fornitori. Spesso gli sconti inducono ad acquistare merce non strettamente necessaria, generando un doppio rischio, aumento eccessivo del magazzino e peggioramento della liquidità».

In questo contesto, il magazzino smette di essere una semplice voce operativa e diventa un indicatore diretto della salute finanziaria dell’impresa. Un livello di scorte non allineato al reale fabbisogno produttivo può compromettere la capacità dell’azienda di far fronte alle spese correnti e agli investimenti necessari.

La rilevazione periodica delle merci come strumento gestionale

L’inventario non deve essere considerato un semplice adempimento contabile, ma uno strumento gestionale fondamentale. Come spiega Windegger, «Un’altra domanda cruciale riguarda la frequenza dell’inventario di magazzino, e molto spesso cala il silenzio. L’inventario viene effettuato raramente, in modo approssimativo o tramite stime non attendibili, eppure è richiesto dal commercialista per la valutazione economica di fine anno. Senza un inventario accurato, i numeri di bilancio risultano poco rappresentativi della realtà gestionale».

Il monitoraggio periodico è altrettanto importante: «Un monitoraggio periodico del magazzino è fondamentale per avere indicatori gestionali affidabili. Un controllo mensile permetterebbe di avere un bilancio gestionale aggiornato, individuare tempestivamente variazioni dei prezzi delle materie prime, correggere menu e prezzi di vendita, e reagire a crisi di mercato e volatilità dei costi». Senza una fotografia attendibile delle giacenze, ogni analisi economica rischia di poggiare su basi fragili, con effetti a cascata su prezzi, margini e scelte strategiche.

Magazzino e food cost: un legame indissolubile

Conoscere il magazzino è essenziale per determinare correttamente il food cost. Windegger sottolinea che «Per le attività alberghiere e ristorative, conoscere il magazzino è essenziale per determinare correttamente il food cost. È necessario distinguere chiaramente alimentari, bevande, prodotti per la pulizia e materiali di consumo. Gli strumenti contabili tradizionali non consentono un’analisi dettagliata per categoria o prodotto, rendendo impossibile valutare la marginalità reale dei piatti».

Dopo l’Epifania: il momento ideale per fare inventario

Il periodo post-festivo rappresenta il momento più opportuno per condurre un inventario completo. Windegger evidenzia le difficoltà principali: «Le principali motivazioni che impediscono una corretta gestione del magazzino sono la mancanza di tempo, l'assenza di giornate dedicate e la sottovalutazione dell’utilità del controllo. L’inventario dovrebbe essere svolto in giornate senza movimentazioni di merce, preferibilmente durante la chiusura dell’attività».

Il controllo deve coprire tutte le aree operative: «Il controllo del magazzino deve comprendere tutte le aree operative, dal magazzino principale ai frigoriferi, dalle dispense di cucina al bar, fino ai punti vendita stagionali o secondari. Molti prodotti aperti o parzialmente utilizzati vengono esclusi, compromettendo l’affidabilità dei dati». Il periodo immediatamente successivo all’Epifania rappresenta infatti una finestra operativa ideale: le festività sono concluse, i flussi di merce rallentano e diventa più semplice effettuare controlli senza interferire con l’attività quotidiana.

Strategie operative: smaltimento e pianificazione

Dopo le festività è necessario intervenire rapidamente sulle eccedenze. Windegger consiglia: «In presenza di eccedenze, soprattutto dopo le festività, è fondamentale intervenire rapidamente con menu del giorno, piatti fuori menu, menu tematici o promozioni mirate, con l’obiettivo di ridurre il valore del magazzino entro i primi giorni dell’anno e ripartire da una base più sostenibile».

La cantina rappresenta spesso una fonte significativa di capitale immobilizzato: «La cantina rappresenta spesso una delle principali fonti di capitale immobilizzato, con vini, champagne e birre stagionali che rischiano di rimanere fermi per lunghi periodi. In questi casi possono essere necessarie serate a tema, degustazioni abbinate, promozioni o svalutazioni controllate».

Magazzino Horeca: perché controllarlo fa la differenza

Strumenti e metodo per una gestione efficace

Gli ammanchi di magazzino sono difficili da individuare senza controlli frequenti. Windegger chiarisce: «Gli ammanchi di magazzino sono difficili da individuare senza controlli frequenti. Un inventario annuale non consente di capire quando e perché si verificano rotture, perdite o sottrazioni. Il monitoraggio periodico permette invece di individuare anomalie, migliorare i processi operativi e ridurre le perdite non giustificate».

Anche la tecnologia può essere di supporto: «Esistono software gestionali avanzati per il controllo del magazzino, ma spesso risultano costosi e complessi. In alternativa, strumenti semplici come Excel o Fogli Google possono essere estremamente efficaci se utilizzati con metodo. Grazie alle casse elettroniche e alle comande digitali, oggi è possibile incrociare dati di vendita e giacenze con maggiore precisione rispetto al passato». Una gestione strutturata del magazzino consente così di trasformare un’area spesso percepita come problematica in uno strumento di controllo e pianificazione.

Allineamento con approvvigionamenti e sostenibilità

Per una gestione corretta è necessario pianificare scorte minime e massime, acquistare solo ciò che è previsto dal menu e pianificare gli acquisti per eventi e festività sulla base dei dati storici e delle prenotazioni. Windegger sottolinea: «Per una corretta gestione è necessario definire scorte minime e massime per i prodotti di uso continuo, acquistare solo ciò che è previsto dal menu e pianificare gli acquisti per eventi e festività sulla base di dati storici e prenotazioni. Questo riduce sia il rischio di eccedenze sia quello di acquisti d’emergenza a costi maggiori». Il controllo del magazzino non deve essere percepito come un costo, ma come un investimento strategico: solo dati affidabili permettono di prendere decisioni consapevoli e raggiungere l’obiettivo principale di ogni imprenditore Horeca, ovvero la sostenibilità economica e la redditività dell’attività.