Il Mice - Meeting, incentive, conference, exhibition - è un segmento che rappresenta oggi una delle chiavi di ripresa per il settore alberghiero. Manuel Windegger, consulente esperto in accoglienza e marketing della ristorazione, racconta come eventi aziendali, corsi formativi, lancio di prodotti e viaggi premio non solo vendano camere ma rinforzino il fatturato legato a spazi meeting e ristorazione. «Il Mice è ancora un segmento fondamentale per il turismo della parte business…», spiega Windegger, evidenziando come la giusta orchestrazione di location, tecnologia e servizi dedicati possa far crescere gli hotel nei periodi di bassa stagione.
Il Mice – Meeting, Incentive, Conference, Exhibition – rappresenta una delle chiavi di ripresa del settore alberghiero
Eventi aziendali e viaggi premio: perché sono decisivi per gli hotel
Il Mice include riunioni aziendali, concorsi, corsi formativi e convention mediche. «Se da un lato le grandi conferenze hanno risentito dell'impatto del Covid, dall'altro, nonostante la digitalizzazione - Zoom e Google Meet - e il drastico calo dei piccoli eventi, il Mice resta un segmento fondamentale del turismo business - spiega Windegger - Per gli hotel rappresenta oggi uno dei pochi ambiti in grado di rigenerare fatturato in periodi altrimenti caratterizzati da bassa domanda».
Il Mice include riunioni aziendali, concorsi, corsi formativi e convention mediche
Tipologie di eventi aziendali e come valorizzare gli spazi in hotel
Dalle riunioni delle reti vendita ai corsi per parrucchieri, dai lanci prodotto come quelli di un tempo legati alla Fiat Multipla, fino ai viaggi incentive - esempio Bormio-Livigno con corsi di guida sicura su neve e ritiro di premi - Windegger sottolinea che tali eventi permettono di vendere non solo camere, ma anche spazi congressuali e ristorativi. «Ogni cliente che partecipa a un meeting contribuisce dai 150 ai 300 euro medi al giorno - spiega l'esperto - Con aziende che tendono a rimanere fidelizzate. Un albergo che riesce a inserirsi stabilmente nella pipeline di eventi aziendali, riesce a garantire introiti costanti e più prevedibili».
Ogni cliente che partecipa a un meeting contribuisce dai 150 ai 300 euro medi al giorno
Le fasi chiave nell'organizzazione di un evento aziendale in hotel
Secondo Windegger, l'organizzazione si articola in più step: dal primo contatto telefonico o via email, sopralluogo, offerta, contrattazione, fino alla prenotazione finale. Durante il processo, è fondamentale una assistenza costante: aggiornamenti sul numero dei partecipanti (es. da 300 a numero inferiore), gestione degli acconti, dei minimi garantiti, definizione delle politiche di cancellazione. Il giorno dell'evento, l'hotel deve garantire l'assistenza in loco: «…coordinare i coffee-break, garantire la presenza di un tecnico, un servizio di house-keeping costante - dichiara il consulente - Dopo l'evento, segue un follow-up per verificare i risultati e impostare una fidelizzazione a lungo termine».
Tecnologia e allestimenti: come sono cambiati gli eventi in hotel
Il salto tecnologico nel Mice è notevole. Se 10-15 anni fa bastavano lavagne luminose, microfoni e proiettori classici, oggi servono proiezioni laser in 4K/8K, connessioni wireless stabili per 100+ dispositivi, sale immersive a 360°, con immagini avvolgenti e audio di alta qualità. Windegger conferma che «possono servire anche investimenti onerosi. Si va dalle configurazioni classiche (platea, ferro di cavallo, banchi scuola) fino a banchetti tondi eleganti, tutti arricchiti da prese Usb, tavoli con tovaglie, snack, acqua, block-notes e penne, per garantire un'esperienza confortevole e professionale».
Oggi servono proiezioni laser in 4K/8K, connessioni wireless stabili per 100+ dispositivi, sale immersive a 360°
La ristorazione negli eventi aziendali: dettagli che fanno la differenza
La ristorazione Mice deve essere curata nei dettagli: welcome coffee con cornetti, coffee break di metà mattina con torte e succhi, break salati al pomeriggio, buffet veloci o pranzo servito, fino a cene di gala formali con dress-code. Windegger consiglia menù pratici, evitabili negli ingredienti (no spaghetti, aglio, spezie forti), adatti anche a cibo consumato in piedi. «La marginalità è molto alta perché si può fare una programmazione con largo anticipo e quindi senza sprechi», sottolinea l'esperto, evidenziando l'importanza del food cost control per garantire profittabilità.
La ristorazione Mice deve essere curata nei dettagli
Coordinamento tra reparti: la chiave per un evento aziendale di successo
Il successo di un evento Mice richiede integrazione tra reception, tecnici audio-video, governanti, cucina, banqueting e marketing. Windegger racconta che serve un controllo puntuale durante tutti i momenti: ad esempio «…prevedere tre passaggi extra nei bagni, per controllare che siano puliti e in ordine», oltre al supporto tecnico per microfoni, amplificazione, connessioni. Anche gli hotel con un grande centro congressi, ma con una piccola capienza di camere, possono inserirsi in questo mercato, appoggiandosi a strutture alberghiere vicine.
Manuel Windegger, consulente, esperto di accoglienza e marketing della ristorazione
Il Mice è quindi è una leva strategica per gli hotel: ottimizza l'occupazione, potenzia ricavi da camere, spazi, ristorazione e tecnologia, e fidelizza i clienti. Serve competenze specifiche, investimenti - soprattutto in tecnologia e ristorazione - e coordinamento preciso tra reparti. Come evidenzia Windegger, «il mercato è in ripresa: ora è il momento giusto per puntare con decisione su questo settore».