Nel panorama competitivo dell'ospitalità, la comunicazione interna si rivela un elemento imprescindibile per il successo degli hotel. Manuel Windegger, consulente ed esperto in accoglienza e marketing della ristorazione, illustra le strategie che ottimizzano il coordinamento tra i reparti. «La comunicazione efficace, realizzata tramite meeting quotidiani e passaggi di consegne strutturati, in occasione dei cambi di turno, è la chiave per superare criticità e migliorare il servizio», spiega Windegger, sottolineando anche l'importanza degli strumenti digitali. Questo approccio innovativo favorisce una cultura aziendale dinamica, garantendo un'esperienza superiore agli ospiti e creando un ambiente di lavoro stimolante e collaborativo. Questo approccio segna quindi una svolta decisiva e vincente nell'industria alberghiera.
La comunicazione efficace è la chiave per superare criticità e migliorare il servizio
Comunicazione interna negli hotel: una sfida del presente
Nel settore alberghiero, la comunicazione tra reparti risulta spesso essere il punto nevralgico su cui si fonda l’efficacia operativa. Manuel Windegger evidenzia:
«I grossi problemi nelle strutture ricettive non derivano dall’uso della tecnologia, ma dalla mancanza di una comunicazione interna strutturata. Troppo spesso manca la cultura della condivisione: le informazioni critiche non vengono passate correttamente al cambio turno, creando disguidi che possono compromettere l’esperienza dell’ospite».
I problemi nelle strutture ricettive non derivano dall’uso della tecnologia, ma dalla mancanza di comunicazione interna
Questa problematica è particolarmente rilevante in ambienti complessi, dove la coordinazione tra i vari reparti è fondamentale per garantire un servizio impeccabile.
Comunicazione interna negli hotel: il morning meeting
Un elemento chiave nella gestione quotidiana è il morning meeting. Windegger spiega: «Il morning meeting è immancabile perché, con il tempo di un caffè, si fa il punto della situazione del giorno precedente. In questo incontro, i capi servizio condividono informazioni su arrivi, richieste speciali e problematiche riscontrate, come camere vuote o no-show. È un momento operativo che, se ben strutturato, permette di organizzare la giornata in modo coordinato e tempestivo».
Questa riunione, che viene effettuata quotidianamente, si configura come il primo strumento per assicurare che ogni reparto sia aggiornato e pronto a rispondere alle esigenze degli ospiti.
Comunicazione interna negli hotel:: Pianificazione e coordinamento
Oltre al morning meeting, la pianificazione a medio termine gioca un ruolo fondamentale. Windegger afferma: «Le riunioni settimanali e mensili sono momenti di confronto in cui si aggiornano i reparti su avanzamenti, richieste particolari e performance rispetto al budget. Questi incontri permettono di identificare le criticità emerse e definire obiettivi concreti per la settimana o il mese successivo. È un processo strutturato che consente di mantenere alta l’efficienza operativa e di prepararsi alle variazioni di flusso, come picchi di occupazione o necessità improvvise di personale».
Le riunioni sono momenti di confronto in cui si aggiornano i reparti su avanzamenti, richieste e performance
Questi momenti di aggregazione, pur essendo spesso sottovalutati, garantiscono una visione d’insieme essenziale per il buon funzionamento dell’hotel.
Comunicazione interna negli hotel: il passaggio di consegne al cambio turno
Il cambio turno rappresenta un momento critico in cui la comunicazione deve essere impeccabile. Windegger sottolinea: «Il passaggio di consegne non deve essere visto come una semplice formalità, ma come un vero momento di condivisione. In passato si usava l’agenda, mentre oggi si fa affidamento su supporti elettronici che segnalano ciò che è rimasto in sospeso. Ad esempio, se alcuni task non sono stati completati - come la sistemazione di bagagli o la segnalazione di modifiche nelle prenotazioni - è fondamentale che queste informazioni vengano trasmesse in maniera chiara al turno successivo».
Il cambio turno rappresenta un momento critico in cui la comunicazione deve essere impeccabile
Questo approccio, se ben implementato, permette di evitare errori e garantire continuità nel servizio, riducendo il rischio di incomprensioni operative.
Comunicazione interna negli hotel: gli strumenti digitali
L’integrazione di strumenti digitali è oggi imprescindibile per una comunicazione efficace. Windegger afferma: «Anche se oggi siamo tutti connessi tramite smartphone e applicativi, il problema non è la tecnologia in sé, ma l’assenza di una cultura che valorizzi la condivisione delle informazioni. Per esempio, quando un ospite ha esigenze particolari - come intolleranze alimentari o richieste specifiche - queste devono essere immediatamente segnalate tramite l’agenda virtuale, così da informare chi prenderà il turno successivo. Strumenti come gruppi WhatsApp, email e calendari condivisi sono essenziali, ma vanno utilizzati in modo coordinato e regolare».
L'ntegrazione di strumenti digitali è oggi imprescindibile per una comunicazione efficace
Questa sinergia tra tecnologia e cultura organizzativa permette di ottenere feedback immediati e di ridurre il tempo di reazione alle problematiche operative.
Comunicazione interna negli hotel: best practice e prospettive future
Infine, l’esperto propone modelli innovativi per rafforzare la comunicazione interna. Windegger racconta: «Ho creato un sistema di supporto per hotel che prevede la realizzazione di camere campione e l’uso di check list dettagliate. Questo non ha lo scopo di punire, ma di identificare le criticità in termini di pulizia e manutenzione, premiando al contempo le performance migliori con incentivi. Anche se molti considerano meeting e briefing come perdite di tempo, essi rappresentano il cuore pulsante di un’operatività efficiente, permettendo di risolvere problemi in pochi minuti e di condividere informazioni cruciali in tempo reale».
Manuel Windegger, consulente, esperto di accoglienza e di marketing della ristorazione
Guardando al futuro, Windegger evidenzia che l’evoluzione degli strumenti gestionali offrirà ulteriori opportunità per una comunicazione ancora più integrata e dinamica, capace di rispondere alle esigenze di un mercato in continua evoluzione.