Prenotazioni, quando il ristorante può chiedere una carta di credito a garanzia

La risposta, in linea generale, è sì. Non esiste una norma che riservi agli hotel questo strumento vietandolo ai ristoranti. La differenza riguarda soprattutto il tipo di contratto, le regole dei circuiti di pagamento e le modalità con cui viene raccolto il consenso del cliente. Sul piano normativo, il riferimento è l’articolo 1382 del Codice civile, che disciplina la clausola penale in caso di inadempimento o ritardo.

Entrano poi in gioco anche gli articoli 33 e seguenti del Codice del consumo, che considerano vessatorie, tra le altre, le clausole che determinano un significativo squilibrio a danno del cliente in quanto consumatore e, in particolare, quelle che prevedono somme manifestamente eccessive in caso di inadempimento. La conseguenza è importante: un ristorante può stabilire una penale per il no-show, ma deve comunicarla preventivamente, renderla chiara e ottenere l’accettazione del cliente.

Ciò detto negli hotel la carta di credito a garanzia è una pratica consolidata: al momento della prenotazione il cliente può accettare condizioni che prevedono una garanzia, una pre-autorizzazione e una penale per cancellazione tardiva o mancata presentazione e l’operazione viene gestita secondo procedure previste dal rapporto tra hotel, acquirer e circuito di pagamento.

Nella ristorazione queste procedure sono meno diffuse e non tutti i contratti POS offrono le stesse funzionalità. La differenza, quindi, è soprattutto tecnica e commerciale, più che legislativa. Quindi un ristorante può elaborare una propria policy attraverso cui decidere quali prenotazioni richiedono una garanzia, stabilire il termine per la cancellazione gratuita e fissare una penale, pubblicando queste condizioni sul proprio sito o integrarle nel proprio sistema di prenotazione. La policy è perciò una scelta del ristoratore. La gestione tecnica della carta di credito è invece un’altra questione.

Ciò significa che il ristoratore può decidere le regole della prenotazione, ma per effettuare una preautorizzazione o un eventuale addebito successivo deve utilizzare un payment provider, un acquirer o un sistema di pagamento che supporti queste operazioni secondo le prescrizioni del circuito per cui è necessario disporre di un’infrastruttura di pagamento adeguata, sicura e conforme alle regole dei pagamenti, se si vuole collegare quella policy all’utilizzo della carta di credito.

Così ad esempio va chiarito il fatto che il ristoratore non può limitarsi a conservare il numero della carta e utilizzarlo successivamente a propria discrezione: gli standard PCI DSS vietano, in particolare, la conservazione del codice di sicurezza CVV/CVC dopo l’autorizzazione, anche se il cliente avesse dato il proprio consenso, fermo restando anche il fatto che trattandosi di trattamenti di dati personali occorre rispettare il GDPR (Regolamento UE 2016/679) in materia di riservatezza.

In sostanza, ferma la possibilità di ricorrere a piattaforme specializzate, che possono semplificare il processo perché integrano prenotazione, accettazione della policy, raccolta della garanzia e gestione del pagamento, rimane facoltà del ristoratore mantenere il controllo diretto della propria politica di prenotazione, comunicarlo chiaramente alla clientela, di cui dovrà acquisire il consenso, collegare il proprio sistema a un payment provider compatibile. La differenza rispetto agli hotel, quindi, sta nel livello di strutturazione dei sistemi utilizzati.

In definitiva il ricorso alla carta di credito rappresenta uno strumento di garanzia che può funzionare quando esistono una policy chiara, un consenso preventivo del cliente, una penale proporzionata e un sistema di pagamento abilitato a gestire correttamente l’operazione, ossia un sistema nel quale contratto, tecnologia e tutela del consumatore siano coerenti. E questo può essere fatto sia attraverso una piattaforma specializzata sia, almeno sul piano della policy, direttamente dal ristorante.