In un'osteria storica di Pavia il titolare fa tutto da solo (con l'aiuto della tecnologia)

L'Osteria della Darsena si trova sotto il portico di Borgo Calvenzano, in un punto di Pavia dove storicamente è sempre stata presente un'osteria. Il locale è stato aperto dal padre di Gesmundo nel settembre 2001. Lui ha iniziato a collaborare con i genitori già nel 1990, quando era ancora bambino, ed è cresciuto all'interno dell'attività. Dopo la scomparsa del padre, la gestione è passata alla madre, fino al subentro del figlio circa due anni e mezzo fa. Il passaggio di consegne ha richiesto una revisione dell'organizzazione. «Inizialmente ho provato ad avvalermi di collaboratori, ma quando ho preso in carico l'azienda dalla gestione familiare la situazione finanziaria non era del tutto solida, quindi il mio obiettivo primario era risanarla». La riduzione dei costi del personale ha rappresentato una delle leve per iniziare a rimetter in ordine i conti. Nel frattempo, Gesmundo ha imparato a organizzare le diverse attività facendo ricorso anche alla tecnologia. «Ho iniziato a prenderci la mano, a comprendere le dinamiche e a trovare soluzioni e strumenti tecnologici d'aiuto per riorganizzare la cucina e poter gestire tutto da solo. Quello che è nato per necessità si è trasformato in un percorso gestionale che ho scelto di proseguire per passione».

Oggi l'osteria accoglie da 12 a circa 18 coperti. Un numero contenuto che permette al titolare di seguire direttamente le preparazioni e il servizio, lasciando spazio anche agli aspetti amministrativi. «Lavorare da solo mi impone di limitare i coperti: gestisco sia la sala sia la cucina, e contenere i numeri mi semplifica il lavoro perché altrimenti non riuscirei a seguire il computer e gli altri aspetti amministrativi». Il locale apre esclusivamente a cena perché - essendo solo - non riuscirebbe a gestire anche il momento del pranzo: il resto della giornata è infatti dedicato alla preparazione della linea, alle pulizie e alla manutenzione. La struttura storica, interamente in legno, richiede infatti cure costanti, dalla pulizia dei vetri alla lucidatura dei quadri, fino ai pavimenti, ai bagni e ai fiori. «Svolgere sia il servizio del pranzo sia quello della cena sarebbe del tutto ingestibile da solo». La giornata di lavoro, quindi, comincia molto prima dell'arrivo degli ospiti.

Una parte rilevante del lavoro riguarda le attività che non si vedono in sala: registrare fatture, classificare le spese, controllare i pagamenti e gestire le comunicazioni con i fornitori. Per ridurre il tempo dedicato a queste operazioni, Gesmundo utilizza Claude Code Pro, un sistema che automatizza diverse procedure amministrative. «Lavorare da soli offre il vantaggio di avere tutto sotto controllo, ma comporta una mole di lavoro consistente. Fortunatamente oggi esistono tecnologie che permettono di semplificare la gestione in modo straordinario». Secondo quanto riferisce il titolare, il sistema che ha sviluppato supporta la fatturazione, la registrazione dei corrispettivi e la contabilità generale, oltre a gestire le e-mail e a controllare la presenza di allergeni negli ingredienti conservati in frigorifero. Trattandosi di una tecnologia sperimentale, richiede ancora verifiche da parte dell'utente, soprattutto per gli aspetti fiscali e la correttezza dei corrispettivi.

Il cambiamento più evidente riguarda la gestione delle fatture passive. «Fino a sei mesi fa dovevo registrare manualmente ogni fattura ricevuta, indicando la causale di spesa e le modalità di pagamento; trovarsi a gestire 50, 60 o 70 fatture richiedeva moltissimo tempo, mentre ora il processo è totalmente automatizzato». Anche gli acquisti seguono un'impostazione digitale. Gesmundo effettua personalmente gli ordini, privilegiando i fornitori che dispongono di un e-commerce. Solo con alcuni piccoli produttori locali mantiene il contatto diretto attraverso WhatsApp. L'automazione consente così di ridurre le attività ripetitive, ma non elimina la necessità di controllare i risultati né la responsabilità delle decisioni. La selezione delle materie prime, la programmazione degli acquisti e la gestione delle giacenze restano nelle mani del titolare.

La digitalizzazione riguarda anche il rapporto con i clienti. Gesmundo utilizza un configuratore online che permette di preparare un preventivo per le richieste di gruppo, scegliendo le soluzioni più adatte alle proprie esigenze e al budget disponibile. «Il metodo tradizionale basato su uno scambio continuo di e-mail, richieste di preventivo e contrattazioni sul prezzo apparteneva a un modello gestionale ormai superato. Oggi il cliente desidera conoscere subito la spesa precisa con informazioni dettagliate e trasparenti». Il sistema consente di valutare le diverse opzioni senza dover avviare una trattativa preliminare con il ristoratore. Per Gesmundo significa ricevere richieste più definite e conoscere in anticipo le aspettative degli ospiti. Il cliente, a sua volta, può decidere con maggiore consapevolezza quanto spendere.

Nel preventivo si possono indicare anche esigenze specifiche, come la presenza di bambini, intolleranze alimentari, variazioni del menu e necessità di accessibilità. Informazioni che aiutano a preparare il servizio e a valutare in anticipo le richieste. Il prossimo passo potrebbe essere l'estensione del configuratore alla clientela individuale, con la possibilità di personalizzare il menu e conoscere il costo complessivo della cena prima di prenotare. «L'idea nasce dalla volontà di rispondere a una necessità reale di chiunque consulti la carta di un locale: sapere in anticipo quale sarà l'importo finale della cena». L'obiettivo è semplificare la fase che precede la prenotazione, offrendo al cliente maggiore autonomia e riducendo gli scambi necessari per definire la richiesta. Una volta confermato il menu, però, il lavoro operativo rimane invariato.

Se il back-office è sempre più affidato agli strumenti digitali, la cucina segue una logica diversa. Il menu conserva i piatti della tradizione: salame, pancetta, risotto con salsiccia e Bonarda, brasato con polenta e risotto con l'ossobuco. A queste proposte si affiancano periodicamente prodotti di fascia alta come Wagyu, Pata Negra e Culatello di Zibello di Spigaroli. Tra gli elementi distintivi dell'osteria ci sono il tartufo fresco, disponibile per quasi undici mesi all'anno, e i risotti preparati al momento della comanda. «Vengono preparati rigorosamente espressi per ogni singola comanda, partendo dalla rosolatura del soffritto e dall'aggiunta del brodo al momento dell'ordine». La preparazione espressa riguarda anche gli altri piatti, dagli antipasti ai primi fino ai taglieri di salumi. Per i gruppi da dieci persone in su è prevista una procedura automatizzata, mentre per i tavoli più piccoli resta il menu alla carta. Un menu concordato permette di uniformare le preparazioni e organizzare meglio il servizio.

Anche la carta è stata rivista per rendere più chiare le informazioni sugli ingredienti, sugli allergeni e sulle tecniche di conservazione utilizzate, compresi surgelazione e abbattimento. «Volevo superare le descrizioni sintetiche o ridondanti per offrire massima trasparenza. L'obiettivo è rendere il cliente consapevole di ciò che consuma e del valore reale di ciò che spende».

La cucina espressa richiede tempi che non possono essere compressi oltre un certo limite. «Se noto che un ospite ha fretta, lo avviso che la preparazione di un vero risotto richiede il giusto tempo di cottura espresso, sconsigliandolo a chi ha tempi ristretti». È anche una delle ragioni per cui l'osteria non apre a pranzo. Una parte della clientela del mezzogiorno ha pause limitate, difficili da conciliare con una cucina che privilegia la preparazione al momento. Per i gruppi, invece, la possibilità di concordare in anticipo le portate facilita la gestione delle comande.

Gesmundo descrive una gestione che, al momento, riesce a coprire i costi senza accumulare debiti, ma che quest'anno ha dovuto fare i conti con spese consistenti e con il calo delle presenze estive, legato anche alle temperature elevate. Il locale si posiziona in una fascia medio-alta, in rapporto alla qualità e al costo delle materie prime selezionate. La voce più rilevante sul fronte degli acquisti è quella dei prodotti freschi, che richiedono approvvigionamenti frequenti e quantitativi contenuti per limitare gli sprechi. L'assenza di personale riduce invece i costi legati alle retribuzioni, ma concentra sul titolare tutte le attività che in altre imprese sono ripartite tra cucina, sala e amministrazione. «Il principale vantaggio operativo dell'operare da soli risiede nel drastico abbattimento dei costi fissi del personale, che, secondo la mia esperienza, in un'attività di ristorazione tradizionale incidono per il 60-70% del fatturato», afferma Gesmundo.

L'esperienza dell'Osteria della Darsena mette in evidenza una possibilità concreta: usare la tecnologia per ridurre il peso delle attività amministrative e mantenere il controllo di un'impresa con risorse limitate. Ma mostra anche il confine di questa soluzione. L'automazione può alleggerire il lavoro, non sostituire la presenza fisica necessaria per cucinare, servire, pulire e gestire il locale. Il modello di Gesmundo funziona perché il titolare ha ridotto i coperti, rinunciato al servizio del pranzo e riorganizzato le attività attorno ai propri limiti operativi. La tecnologia contribuisce a rendere possibile questa scelta, ma rischia anche di agire da palliativo se serve soltanto a compensare un carico che resta concentrato su una sola persona. È una distinzione importante per la ristorazione: migliorare l'efficienza non equivale, da solo, a risolvere il problema dell'organizzazione del lavoro.