Un matrimonio costa tanto, ma non sempre i ristoranti ci guadagnano

Un matrimonio con cento o duecento invitati, un ricevimento in una villa prestigiosa o un evento aziendale possono rappresentare un'opportunità commerciale importante per un ristorante o una società di catering. Tuttavia, l'entità dell'incasso non coincide necessariamente con la redditività dell'evento. Anzi, proprio le occasioni più articolate possono nascondere costi difficili da prevedere e capaci di compromettere il margine operativo.

«Molto spesso tutti i costi nascosti non vengono calcolati in fase preventiva ed emergono soltanto a consuntivo», osserva Manuel Windegger, consulente specializzato nell'ottimizzazione delle performance di hotel e ristoranti. Il problema riguarda soprattutto gli eventi nei quali non è possibile stabilire con precisione la durata del servizio o quantificare anticipatamente i consumi degli ospiti. Situazioni che richiedono un controllo di gestione più approfondito rispetto a quello di un normale pranzo o di una cena al ristorante.

Paradossalmente, una delle componenti più semplici da gestire durante un matrimonio è proprio il costo delle materie prime alimentari. Quando il numero degli invitati è definito e il menu concordato, il ristoratore può calcolare le grammature, programmare gli acquisti e organizzare la produzione con una buona precisione. «Per quanto riguarda il pranzo o la cena, facendo le grammature in base alle persone presenti, è possibile arrivare ad avere quasi zero sprechi. Molto spesso la parte del cibo si riesce a gestire bene», spiega Windegger.

Le difficoltà iniziano invece con le bevande. Anche durante il pranzo, infatti, i consumi possono variare sensibilmente da un tavolo all'altro. Alcuni invitati bevono poco, altri chiedono ulteriori bottiglie di vino o preferiscono continuare con le bollicine servite durante l'aperitivo. «Ci sono richieste di bottiglie particolari, magari di vino bianco o bollicine che normalmente vengono servite con l'aperitivo. Il personale tende ad accontentare gli ospiti, perché è brutto dire di no». Una disponibilità comprensibile dal punto di vista dell'ospitalità, ma che può trasformarsi in un costo aggiuntivo quando le richieste non sono state previste nel preventivo iniziale.

Fra le voci più difficili da controllare, l'open bar rappresenta una delle principali incognite economiche di matrimoni ed eventi aziendali. La ragione è semplice: il consumo di alcolici non dipende soltanto dal numero degli invitati, ma anche dalla durata della festa, dalle abitudini individuali e dall'atmosfera della serata. «Ci sono eventi dei quali sai a che ora iniziano, ma non sai a che ora finiranno. C'è chi beve soltanto un drink e chi, invece, arriva a consumarne moltissimi. È difficile stabilire preventivamente quanto si berrà e per quanto tempo continuerà il servizio», sottolinea il consulente. Il rischio aumenta quando il ricevimento prosegue fino a tarda notte, tra musica, balli e richieste continue al banco bar.

Il ristoratore si trova così davanti a un problema di preventivazione. Se sottostima i consumi, il costo effettivo dell'open bar può superare sensibilmente quello previsto. Se, al contrario, inserisce nel prezzo una stima molto prudenziale, rischia di presentare agli sposi un'offerta poco competitiva rispetto alla concorrenza. «Se vai in eccesso con la stima, rischi di avere un prezzo non competitivo in fase di offerta iniziale. Ma un preventivo non fatto bene può portare, se non ad azzerare i margini, a ridurli drasticamente».

Il costo delle bevande è soltanto una parte del problema. Nei matrimoni e negli eventi organizzati fuori dal ristorante, anche la gestione del personale e della logistica può incidere pesantemente sul risultato economico. Un ricevimento in una villa, per esempio, può richiedere il trasporto di tavoli, sedie, posateria, stoviglie e attrezzature professionali. In alcuni casi è necessario trasferire anche frigoriferi, bollitori e strumenti per completare la preparazione delle pietanze. «Bisogna considerare le persone che arrivano il giorno prima, o il giorno stesso, per allestire i tavoli e preparare la mise en place. Poi ci sono i mezzi, i furgoni e i camion necessari per spostare tutto il materiale», ricorda Windegger. Molte preparazioni vengono realizzate anticipatamente nelle cucine del ristorante e successivamente rigenerate nella location, mentre alcune cotture, come quelle di pasta e risotti, vengono effettuate sul posto.

Ma il lavoro non termina quando gli ultimi invitati lasciano la festa. «C'è anche il costo del personale che deve pulire e sistemare tutto quando gli ospiti vanno via. Bisogna smontare le attrezzature, caricarle sui furgoni e riportarle in sede. Sono costi che molto spesso vengono sottostimati». A questi si aggiungono eventuali rotture di materiali e attrezzature, oltre alle spese legate all'utilizzo della location, agli intrattenimenti e agli adempimenti connessi alla musica, come quelli relativi alla Siae quando applicabili. Sono tutte componenti che devono trovare spazio nel conto economico dell'evento, evitando che il prezzo concordato copra soltanto il menu e il servizio durante il ricevimento.

Secondo Windegger, la tutela della redditività comincia molto prima del matrimonio, quando viene formulata l'offerta economica.

La pressione competitiva può infatti spingere ristoranti e società di catering a proporre prezzi interessanti senza aver valutato adeguatamente tutte le variabili. «Si tende sempre a essere competitivi con i concorrenti, ma bisogna considerare aspetti che molto spesso vengono trascurati. L'affitto della location, gli eventuali intrattenimenti, il personale e tutti i servizi richiesti devono essere calcolati correttamente».

Una soluzione consiste nel predisporre menu già valorizzati, con food cost e prezzi di vendita definiti, e nell'associare alle diverse location una stima attendibile delle spese di allestimento, trasporto e gestione. In questo modo, ogni nuovo preventivo può partire da una base economica verificata, anziché essere costruito ogni volta attraverso valutazioni approssimative. Resta però un elemento particolarmente delicato: tutto ciò che non è compreso nel servizio iniziale e viene richiesto durante l'evento.

Per limitare le contestazioni e proteggere i margini, Windegger ritiene fondamentale formalizzare con precisione le condizioni economiche e organizzative del ricevimento. «È fondamentale inserire clausole contrattuali. Il contratto non deve spaventare l'azienda o i futuri sposi, ma deve tutelare entrambi». Un primo aspetto riguarda il numero degli invitati. Il preventivo può essere formulato sulla base di una partecipazione minima, prevedendo successivamente scadenze per la conferma definitiva e condizioni precise per eventuali cancellazioni.

Il consulente richiama, a titolo di esempio, la possibilità di stabilire una soglia minima di cento partecipanti, una data entro la quale comunicare il numero definitivo degli ospiti e una tolleranza percentuale per le disdette. «Bisogna definire correttamente le condizioni di versamento delle caparre, degli acconti e del saldo finale. Tutto deve essere menzionato e condiviso». Le eventuali penali devono essere esplicitate con chiarezza, così come le modalità di pagamento e i termini per modificare i servizi concordati. Non si tratta soltanto di una questione amministrativa. Una corretta definizione delle condizioni contrattuali permette al ristoratore di programmare gli acquisti, organizzare il personale e ridurre il rischio di sostenere costi per prestazioni che successivamente vengono cancellate.

Un altro punto critico riguarda le richieste impreviste durante il ricevimento. Una bottiglia di superalcolico, un vino diverso da quello concordato, un prolungamento dell'open bar o un buffet serale aggiuntivo possono generare spese che non rientrano nell'accordo iniziale. Per Windegger, una soluzione consiste nel distinguere chiaramente i servizi inclusi da quelli da pagare separatamente. «Si può stabilire che determinati prodotti siano inclusi e che tutto il resto venga considerato extra. Ma bisogna capire chi paga effettivamente l'evento». Il problema è particolarmente evidente nei matrimoni, dove le spese possono essere sostenute dagli sposi, dai genitori o da altri familiari. «Bisognerebbe avere già un referente designato dalla famiglia che possa autorizzare una bottiglia in più o ulteriori superalcolici. In questo modo si tutelano sia gli invitati sia il ristoratore». È inoltre importante conservare una traccia scritta delle richieste e delle relative autorizzazioni. Questo perché, nella pratica, il saldo di un matrimonio viene spesso effettuato successivamente al ricevimento. «Non ci si può trovare alle tre di notte a chiedere il pagamento degli extra. Avere traccia scritta di ciò che è stato servito rappresenta una tutela per tutti».

Il vero salto di qualità, secondo Windegger, consiste nel trasformare ogni evento in una fonte di informazioni utili per quelli successivi. Non basta conoscere l'incasso complessivo. Occorre ricostruire i costi effettivamente sostenuti e confrontarli con le previsioni formulate al momento del preventivo. «A mio avviso bisogna vedere cosa è successo in passato, tenere traccia di ogni evento e capire quanto si è guadagnato, anche a livello percentuale, rispetto a quello che era stato previsto inizialmente». Lo storico può diventare uno strumento prezioso per stimare le spese più difficili da quantificare. Per esempio, analizzando ricevimenti da cento, centocinquanta o duecento invitati, il ristoratore può ricavare valori medi di consumo dell'open bar, ore effettive di lavoro e costi logistici.

Questi dati permettono di costruire preventivi più attendibili e di definire un margine di sicurezza coerente con il rischio economico dell'evento. «L'esperienza e lo storico aiutano a capire quanto costa mediamente un open bar per cento persone, per centocinquanta o per duecento, oppure quale percentuale aggiungere al costo stimato». Il controllo a consuntivo diventa particolarmente importante per i ristoranti che organizzano matrimoni, comunioni, battesimi o altri ricevimenti soltanto occasionalmente, senza disporre di una struttura dedicata stabilmente al catering.

Uno degli equivoci più frequenti riguarda il confronto fra il prezzo di un banchetto e quello di un normale menu al ristorante. Per chi acquista il servizio, una quota di 120 euro a persona può sembrare elevata. Ma quel prezzo deve coprire molte attività che non sono immediatamente visibili durante il ricevimento. «Chi sta dall'altra parte deve capire che non c'è soltanto il pranzo. Ci sono i camerieri che hanno allestito, quelli che fanno le pulizie finali, il lavoro di montaggio e smontaggio, le attrezzature che vengono spostate e tutto ciò che può rompersi durante l'evento», osserva Windegger. Il prezzo deve quindi essere costruito considerando l'intera organizzazione, dalla preparazione iniziale fino al rientro delle attrezzature, e non soltanto il costo delle pietanze e del personale impiegato a tavola. Per questo il ricarico necessario a garantire un margine adeguato può essere superiore a quello applicato nella ristorazione tradizionale. Il principio vale soprattutto per chi si avvicina al settore degli eventi senza un'esperienza consolidata. Un matrimonio ben riuscito, con ospiti soddisfatti e un servizio impeccabile, non è necessariamente un matrimonio redditizio. La differenza la fanno la qualità della preventivazione, la gestione delle richieste impreviste e la capacità di misurare il risultato economico finale. Perché il successo di un evento non dovrebbe essere valutato soltanto dal numero degli invitati o dall'incasso, ma soprattutto dal margine che rimane al ristoratore dopo aver pagato tutti i costi.