Ristoranti e laboratori: ecco il nuovo chatbot per controllare i margini

«Ci troviamo a lavorare con tutta la categoria della ristorazione e dell'arte bianca, dove spesso ci sono imprenditori che lavorano a testa bassa e mandano avanti le aziende da 30 anni. Ma se chiedi se con la propria produzione guadagnano o rimettono, oppure se una determinata vetrina porta un risultato positivo, la risposta generalmente è: non ne ho idea», spiega Francesca Cognigni, direttrice operativa di GPStudios e cofounder di Bubble assieme a Giacomo Pini.

Il primo ostacolo è quindi la mancanza di consapevolezza sui numeri. Un'impresa può conoscere il proprio fatturato, ma non sapere quali categorie lo generino, quali prodotti siano realmente redditizi e dove si concentrino eventuali inefficienze. «Ci sono attività che possono fare 350mila euro di fatturato e altre che arrivano a 1,5 o 2 milioni, ma il problema può essere lo stesso: una dispersione operativa. Puoi avere un laboratorio che fa brioche e pizza, una cucina che prepara anche hamburger e una pasticceria che realizza altri prodotti. Se non hai il controllo dei numeri, non sai dove si trova l'inefficienza».

Anche i costi di produzione cambiano nel tempo. Materie prime, personale e tempi di lavorazione incidono sulla redditività e rendono rischioso prendere decisioni soltanto sulla base dell'aumento di una singola voce di spesa. «Un conto è avere un ricavo generale, un conto è sapere che quel milione di euro è composto, per esempio, da 500mila euro di pizza, 100mila di acqua, 200mila di croissant e 100mila di caffè. Bisogna capire che cosa c'è dentro quel numero e quali sono i KPI della propria attività».

La conseguenza è che prezzi, ricette e assortimento possono essere modificati sulla base di percezioni, abitudini o confronti con i concorrenti, invece che sulla situazione specifica dell'impresa. «Il secondo problema è un'azione che viene fatta a pancia: aumento il prezzo perché il mio competitor lo fa, oppure perché vedo che è aumentata la fattura del burro e quindi aumento il prezzo del prodotto. Ma senza un vero criterio di ragionamento».

La stessa logica vale per l'assortimento. Un prodotto può essere presente da anni nel menu o in vetrina senza avere un peso significativo sulle vendite; al contrario, una referenza molto richiesta può avere una marginalità più bassa di quanto si pensi. Mettere in relazione vendite, costi e margini permette di capire il reale contributo di ciascun prodotto. «Abbiamo clienti che ci dicono: ero convinto di vendere tantissimo quella pizza, ma ne vendo 12 in un mese. A quel punto viene spontaneo chiedersi se abbia ancora senso produrla» aggiunge la Cognigni.

La risposta non deve necessariamente essere eliminare il prodotto. Può essere trasformarlo in una referenza stagionale, modificarne il prezzo o mantenerlo perché svolge una funzione strategica nell'offerta. Il punto è poter prendere la decisione conoscendone l'impatto economico.

C'è poi un problema pratico: gli strumenti necessari per effettuare queste analisi ne esistono molti ma possono risultare troppo complessi per una piccola impresa. «Dal confronto con gli operatori Horeca - sottolinea la Cognigni - molti ci hanno detto di volere qualcosa di semplice, che non richieda macro, fogli Excel o una persona che debba continuamente controllare e aggiornare quei numeri, visto che dobbiamo occuparci anche di produzione, acquisti, personale e vendita».

Da qui nasce anche la richiesta di poter interagire con i dati in modo più naturale, interrogabili attraverso scrittura e voce, con semplici domande, senza dover necessariamente utilizzare un gestionale tradizionale, in un modo totalmente conversazionale che è tipico delle ChatBot. «Vogliono poter fare le cose anche quando sono sul divano di casa ci chiedono - esemplifica la Cognigni sulle richieste che le arrivano dagli operatori - perché si sono dimenticati di fare un ordine al fornitore o di inserire una ricetta. Vogliono uno strumento più facile, con cui parlare come fosse WhatsApp, oppure a cui dettare un vocale e avere una risposta immediata».

Il controllo diventa ancora più importante nei periodi di picco, come il Natale, quando panettoni, torroni, cioccolato e altri prodotti stagionali possono aumentare significativamente i volumi. Più ordini, però, non significano automaticamente più margine. Per soddisfare una domanda superiore alla capacità ordinaria possono aumentare straordinari, lavoro notturno, consumi energetici e costi del personale. Il rischio è quindi di ottenere un risultato positivo sul fronte delle vendite ma molto meno interessante sul piano economico.

«Le aziende possono farsi ingolosire da richieste maggiori di quelle che riescono a sostenere. Poi devono aggiungere gli straordinari, lavorare la notte, affrontare costi energetici più alti e utilizzare personale che magari non hanno. Alla fine, hanno venduto più panettoni, ma si sono mangiate il margine», aggiunge la Cognigni. Diventa perciò utile poter utilizzare lo storico delle vendite per programmare la produzione, stimare il fabbisogno di materie prime e personale e confrontare gli obiettivi con la capacità effettiva dell'attività.

È da tutte queste esigenze che GP Studios ha sviluppato Bubble-AI, uno strumento che mette in relazione ricette, costi, vendite, food cost, full cost e margini. L'obiettivo è rendere queste informazioni interrogabili attraverso un'interfaccia conversazionale, riducendo la necessità di lavorare continuamente su fogli di calcolo o sistemi complessi. «Bubble-AI, grazie al chatbot, permette di dettare un vocale o scrivere una ricetta e automaticamente la compone in una card, nel ricettario e nella dashboard. A quel punto puoi vedere il margine e il full cost senza dover mettere mano a una serie di strumenti diversi».

La piattaforma deve naturalmente essere alimentata con i dati dell'impresa. Per una pizzeria, per esempio, vengono inseriti ricetta dell'impasto, distinta base, ingredienti, prezzi di acquisto e prezzo di vendita. Il sistema può quindi mettere in relazione il costo della preparazione con il prezzo applicato. «Se sono una pizzeria e ho 50 pizze a menu, all'inizio devo comunque dare le informazioni - spiega la Cognigni - Dico: pizza Margherita, impasto, distinta base della pallina, farina, acqua e così via. Poi inserisco gli ingredienti, i prezzi di acquisto e il prezzo di vendita. A quel punto il sistema può dirmi: attenzione, la vendi a 6 euro, ti costa 3 euro e l'incidenza è troppo alta».

Il principio è lavorare sui dati della singola attività, evitando di affidarsi esclusivamente a parametri generici, cui un normale sistema di intelligenza artificiale “aperto” solitamente si rivolge. In questo modo una variazione del costo di una materia prima, una ricetta troppo onerosa o una referenza con vendite insufficienti possono essere individuate all'interno del contesto reale dell'impresa.

Uno degli utilizzi possibili riguarda gli alert sulla marginalità. «Se proponi una ricetta che è fuori parametro - prosegue la Cognigni - Bubble-AI ti lancia un alert e ti dice che il food cost è alto. A quel punto puoi chiederti: aumento il prezzo di vendita, rivedo la ricetta, ho impiegato troppo personale? Non significa per forza abbassare la qualità degli ingredienti: posso cercare di ottimizzare la ricettazione, ridurre i passaggi oppure decidere di lasciarla così». È questo uno dei punti su cui GP Studios insiste maggiormente: l'intelligenza artificiale non sostituisce l'imprenditore. Bubble-AI può aggregare le informazioni e rendere più evidenti determinate situazioni, ma non decide quale compromesso sia corretto per quella specifica attività.

«La decisione umana ci sarà sempre. Bubble non la toglie: aggrega i dati e mette davanti all'imprenditore delle evidenze. Poi decidi tu se intervenire». La tecnologia viene quindi proposta come uno strumento per rafforzare il controllo, non per sottrarlo a chi gestisce l'impresa. Anche l'interazione vocale va nella stessa direzione: l'obiettivo è rendere disponibili analisi complesse attraverso una modalità familiare e accessibile anche a operatori meno abituati ai software gestionali. E laddove l’operatore nutra ancora dei dubbi, anche la formula di acquisto della soluzione gli viene incontro. Bubble-AI è infatti acquistabile sia con un pacchetto annuale che con uno mensile, che può essere disdetto in qualsiasi momento se la soluzione non soddisfa, a partire da 59€ al mese.

Per GP Studios, Bubble-AI rappresenta in questo senso una sorta di consulente digitale, costruito a partire dal know-how maturato nella consulenza alle imprese dell'arte bianca dell’azienda. La tecnologia cerca di trasferire questo patrimonio di conoscenze in uno strumento utilizzabile direttamente dall'imprenditore, che parte però da un grande lavoro che GP Studio mette nell’inserire e parametrare dati. Il risultato atteso è quindi unire esperienza e dati: il pasticcere, il pizzaiolo o il panettiere continuano a decidere cosa produrre, come lavorare e quali scelte adottare, ma possono farlo avendo a disposizione una lettura più dettagliata dell'impatto economico delle proprie decisioni.